Jak zwiększyć produktywność w pracy? Jest kilka przydatnych narzędzi, które pozwolą ci to osiągnąć. Plus: polecane i sprawdzone praktyki.
Często możesz natrafić na taki okres, kiedy masz przed sobą bardzo dużo pracy do wykonania, ale z jakiegoś powodu jej unikasz, nie realizujesz założeń, stale oddalasz się od celu i słowem – nie masz ochoty do pracy. Jak wrócić do gry? Osoby, które stawiają na wysoką produktywność, potrafią niejako działać na automacie. Ale jak zwiększyć produktywność? Co zrobić, aby niejako „pokonać” niemoc twórczą lub jakąkolwiek inną? Wielu z nas ma ten problem i żyje jak w tym przysłowiu: „Żeby tylko mi się chciało tak, jak mi się nie chce”.
Zobacz: Ping test
Mamy dla ciebie porady i polecane narzędzia na lepszą produktywność. Jeśli ustalasz sobie harmonogram pracy i zarządzasz swoim czasem, weź pod uwagę wszystkie te zalecenia.
Spis treści
Jak zwiększyć produktywność – organizacja miejsca pracy
Właściwie zorganizowane otoczenie ma większy wpływ na realizację celów niż może ci się wydawać. Albo inaczej: źle zorganizowane otoczenie skutecznie sabotuje twoją zdolność do osiągania tego, co sobie wyznaczyłeś.
Każda osoba ma różny poziom silnej woli, motywacji i samoświadomości. Jeśli nie zadbasz o to, aby otoczenie nie obniżało tych poziomów, wcześniej czy później zaczniesz robić rzeczy, których absolutnie nie planowałeś, gdy tworzyłeś swoją listę To-Do z zadaniami do wykonania.
Podstawowa zasada związana z otoczeniem: pozbądź się lub możliwie najbardziej zminimalizuj szanse na to, że coś będzie w stanie odciągnąć twoją uwagę i rozproszyć. Przykład? Zacznij używać dwóch przeglądarek internetowych: jedną wykorzystuj do pracy, inną do jakichkolwiek innych celów, np. do czytania artykułów, przeglądania serwisów społecznościowych czy do zakupów. Dzięki temu zminimalizujesz szanse, że coś odciągnie twoją uwagę. Nawet tak prozaiczna rzecz, jak funkcja autouzupełniania adresów URL w przeglądarce, która zasugeruje, abyś wszedł na stronę, która nie jest związana z pracą, może sporo namieszać w ciągu dnia.
Polecane narzędzia – przeglądarki i rozszerzenia
Co polecamy? Do pracy – Google Chrome. Do przeglądania prywatnego – Brave. Oprócz tego są jeszcze bezpłatne rozszerzenia do przeglądarek, które ograniczają czas, jaki można przeznaczyć na strony odciągające uwagę, takie jak serwisy społecznościowe: StayFocused dla Chrome na pewno pomoże ci zachować większą koncentrację na rzeczach, które są ważne.
Produktywność to również umiejętność rezygnacji z rzeczy nieistotnych
Jeśli masz np. problem z tym, że często grasz w gry, po każdej sesji odinstaluj grę – wtedy chcąc zagrać, będziesz musiał najpierw poczekać aż pobrane zostaną wszelkie aktualizacje, co powinno cię zniechęcić i przełożyć granie na inny termin. Tego typu „sztuczki” przydają się wtedy, gdy masz problemy z zachowaniem samodyscypliny.
Sprawdź: Jak pobrać film z YT
Z kolei jeśli masz na to budżet, kup osobny komputer do rekreacji i rozrywki, a drugi wykorzystuj wyłącznie do celów zawodowych, w dodatku używając go w innym pomieszczeniu. Przesada? Wcale nie – to psychologia behawioralna w praktyce. Postępując w taki sposób sprawisz, że w twoim mózgu zakotwiczą się konkretne zachowania. Zaczniesz kojarzyć, że jeśli jesteś w danym miejscu i używasz danego komputera, wówczas jest pora na pracę lub rozrywkę (zależnie od miejsca i sprzętu, jakiego będziesz używać). Przez to, że są to oddzielne miejsca i urządzenia, nie będą się one na siebie wzajemnie nakładać – mózg z łatwością je rozróżni i nauczy odpowiednio traktować.
W końcu będzie jasne, co, gdzie i kiedy należy wykonywać. Plus: łatwiej zapanujesz nad tym, aby nie tracić czasu na bezproduktywne zajęcia – poznasz to po tym, że spędzasz za dużo czasu w pomieszczeniu, gdzie używasz sprzętu do rozrywki. Tego typu zachowania można znaleźć u wielu ludzi odnoszących sukcesy. Przykładowo George R.R. Martin przyznał, że swoje książki pisze na starym komputerze w innym pomieszczeniu – i tylko tam, i tylko na nim.
Smartfon i urządzenia mobilne
Kolejnym krokiem jest odpowiednia konfiguracja smartfona i innych urządzeń mobilnych. Co warto zrobić? Zacznij od wyłączenia wszelkich powiadomień i odinstalowania aplikacji, które nie służą pracy – możesz z nich korzystać na urządzeniu lub urządzeniach służących do rozrywki. Dodatkowo trzymaj telefon z dala od biurka, na którym masz swój służbowy komputer. W przeciwnym razie będziesz po niego często sięgać, aby tylko „sprawdzić czy ktoś zostawił wiadomość”. Takie „szybkie podglądy” jedynie osłabiają twoją umiejętność koncentracji i niczemu nie służą.
Ponadto w miejscu pracy nie powinno dochodzić do sytuacji, gdy ktoś zagłusza twój spokój. Już sama świadomość, że w każdej chwili może zadzwonić telefon, wyskoczyć powiadomienie z aplikacji, czy rozbrzmieć dźwięk wiadomości z Messengera, prowadzi do tego, że twoja koncentracja jest jakby na smyczy, nie pozwalając ci głęboko zanurzyć w pracę. Dbaj o swoje otoczenie i przygotuj je tak, aby nikt i nic nie mogło ci przeszkodzić i odciągać uwagę.
Kilka zaleceń na produktywną pracę
1. Telefon i komputer, które wykorzystujesz do pracy, wykorzystuj tylko do pracy. Wszelkie pozostałe rzeczy – np. social media czy gry – usuń lub zablokuj.
2. Wyłącz powiadomienia, które mogłyby odciągać twoją uwagę. Przechowuj telefon z dala od biurka, np. w sąsiednim pokoju.
3. Jeśli to możliwe, kup inne urządzenie lub urządzenia, które będą służyć do rozrywki. Używaj ich w innym pomieszczeniu.
Jak zwiększyć produktywność – planowanie dnia pracy
W planowaniu wykorzystuj proste podejście:
1. Spisz wszystkie duże zadania, jakie musisz wykonać. Podziel je na małe zadania – takie, które nie wydają się przytłaczające, oraz gdzie po jednym dniu pracy będzie widoczny postęp.
2. Najłatwiejsze, nudne zadania zostaw na wieczór lub po prostu na ostatnie godziny pracy z danego dnia. Wtedy twój mózg jest zmęczony i wtedy będziesz mógł się nimi zająć. Wcześniej szkoda na nie energii.
3. Zawsze przed pójściem spać spisz zadania na następny dzień i ustal kolejność ich wykonywania. Dzięki temu następnego dnia rano będziesz miał gotowy, konkretny plan działania.
Znajdź też swój system pracy. Niektórzy polecają technikę Pomodoro, gdzie pracujesz po 20-25 minut, robisz 5 minut przerwy, i znów pracujesz, ale dla wielu osób to podejście nie jest za dobre – nie pozwala się w pełni zanurzyć w pracę i mocno skupić. Wypracuj własną metodę i poeksperymentuj. Przykładowo możesz wyznaczyć na dany dzień 3 bloki czasowe po 2,5 godz. każdy (łącznie 7,5 godz.), w których nie pozwolisz, aby ktokolwiek i cokolwiek mogło zaburzyć twoją koncentrację. Do tego wydzielisz łącznie 2 godz. na e-maile, wiadomości i telefony. Jeśli się przyłożysz, już po tygodniu zobaczysz dużą poprawę w swojej produktywności.
Polecane narzędzia, które pozwolą ci osiągnąć wyższą produktywność
Cold Turkey
Aplikacja pomaga blokować konkretne strony www na poziomie systemowym, więc nie wejdziesz na nie z jakiejkolwiek przeglądarki. Zablokujesz też gry oraz wybrane aplikacje.
Sprawdź: getcoldturkey.com
ManicTime
Narzędzie do kontrolowania czasu. Pozwala rejestrować poszczególne czynności i dzięki temu wiesz, na co przeznaczyłeś czas – i ile dokładnie. Działa również offline, więc pozwala na wygodną pracę i śledzenie produktywności.
Sprawdź: manictime.com
Trello i Scapple
Na koniec polecamy jeszcze narzędzia do planowania. Scapple pozwoli na planowanie długoterminowe (pomysły, wizje, duże cele), a Trello przyda się w planowaniu na krótki czas, włącznie z planami podzielonymi na małe zadania do realizacji.
