Jak efektywnie planować i realizować zadania – praca z aplikacją To Do

Jak efektywnie planować i realizować zadania? Wbrew pozorom, nie jest to takie trudne. Poznaj kluczowe techniki.

Kiedy wybierzesz już aplikację To Do, przychodzi pora na dobre planowanie. Sama aplikacja bowiem nie wyręczy cię ze wszystkiego. Musisz jeszcze dowiedzieć się, jak planować zadania – i jak robić to efektywnie.

Ranking: Aplikacja To Do

A zatem, jak efektywnie planować i realizować zadania? Zacznij od zrozumienia, że aplikacja To Do pozwala na tworzenie więcej niż jednej listy. Tak, powinieneś tworzyć więcej niż jedną!

Jedna lista z rzeczami do zrobienia będzie przytłaczająca i zwyczajnie za duża. Powinieneś mieć kilka list obejmujących główne kategorie twojego życia. To może być np. lista z zadaniami w pracy, osobistymi zadaniami do wykonania, czy też obowiązkami domowymi. Posiadanie więcej niż jednej listy pomoże ci zachować lepszą koncentrację. Kiedy jesteś w pracy, nie chcesz, aby lista z osobistymi rzeczami zabierała twoją uwagę – i vice versa.

Z tego powodu zacznij tworzyć tyle list, ile faktycznie potrzebujesz. Ale nie więcej! Nie twórz list, które uzupełnisz tylko raz, a potem de facto o nich zapomnisz. Pomysły na listy zadań są różne, ale te w miarę popularne można sprowadzić do kilku opcji. Poza wspomnianymi, są to: lista z zakupami, lista z zadaniami dla dzieci, lista planów na weekend, lista z rzeczami do zrobienia “w bliżej nieokreślonej przyszłości”.

Jak efektywnie planować i realizować zadania – najważniejsze porady

Poznaj zasady, których warto się trzymać, gdy pracujesz z aplikacją To Do. Dzięki nim zarządzanie zadaniami i pracą będzie o wiele bardziej produktywne.

Zapisuj zadania tak szybko, gdy tylko o nich pomyślisz

W głowie pojawi się nowe zadanie? Nie czekaj – dodaj je do odpowiedniej listy To Do. Zrób to tak szybko, jak to możliwe. Dodawanie zadań, gdy o nich akurat myślisz, sprawia, że nie musisz o nich pamiętać i przechowywać w głowie. Dzięki temu masz więcej wolnej przestrzeni w umyśle. Pamiętaj: mózg nie służy do przechowywania informacji – od tego są właśnie listy i aplikacje. Pracuj mądrze!

Twoja aplikacja To Do może oferować skrót klawiaturowy do dodawania zadań. Albo zrobisz to łatwo na smartfonie. Tak czy inaczej – upewnij się, że dodawanie zadań jest szybkie i bezproblemowe. Nie ma sensu tracić na to dużo czasu.

Przypisz terminy

Za każdym razem, gdy dodajesz zadanie, dodaj też termin realizacji. Pomaga to ustalać priorytety. Wiesz, co jest ważne, co ważniejsze, a co może jeszcze poczekać.

Nie każde zadanie wymaga realizacji tak szybko, jak to możliwe. Niektóre zadania okażą się też na tyle mało istotne, że przesuniesz ich realizację w czasie – i to znacznie.

Aplikacje do planowania zadań pozwolą ci zobaczyć, co jest do zrobienia na dzisiaj, jutro i w tym tygodniu. Dzięki temu, kiedy dodajesz nowe zadanie, od razu widzisz, czy masz na nie czas. A jeśli nie, to kiedy jest najbliższy wolny termin na jego realizację. Właśnie na tym polega zarządzanie czasem i skuteczne, efektywne planowanie zadań!

Przeglądaj i oceniaj listy zadań każdego dnia

Rozpoczynaj każdy dzień od przejrzenia swojej listy zadań. Oceń, czy wszystkie zadania nadal należy wykonać i czy to realne, że uda ci się je ukończyć tego samego dnia. Wprowadź ewentualne poprawki.

Jeśli masz zaplanowanych zbyt wiele zadań na dany dzień i wiesz, że nie zdążysz ich zrealizować, narażasz się na niepowodzenie. A to z kolei wpływa na obniżenie motywacji.

Ograniczaj się! Nie więcej niż 3-5 zadań dziennie

Kolejna rzecz: nie przesadzaj z ilością zadań. Kiedy zapisujesz zadanie, przemyśl ile czasu potrzebujesz na jego wykonanie. Następnie dodawaj do niego zawsze ok. 20% więcej, niż ci się wydaje.

Ponadto uwzględnij w ciągu dnia czas na przerwy, a także czas na rzeczy nieplanowane. To zadania, które są pilne i ważne, i mogą pojawić się w każdej chwili. Specjaliści ds. zarządzania czasem używają słowa bufor – musisz mieć pewien bufor w ciągu dnia na rzeczy ad hoc.

Poradnik: Jaka odległość od telewizora

Kolejna ważna rzecz: jeśli okaże się, że masz zbyt dużo zadań na dany dzień, musisz je potem odkładać na kolejne dni. To sprawia, że burzy się cały plan i obniża się twoja produktywność. Marnujesz też czas na niepotrzebne poprawki.

Zalecamy, abyś w ciągu dnia realizował 3 do 5 najważniejszych zadań. Zwykle to w zupełności wystarczająca liczba, aby robić duże postępy.

Regularnie sprawdzaj swoją listę

Skuteczna lista to taka, która pozwoli na wydajny dzień pracy. A to oznacza, że musisz do niej często zaglądać. Zalecana praktyka? Zacznij rano – wtedy oceń, co masz do zrobienia. Następnie sprawdź listę mniej więcej w porze lunchu, oceniając co udało się wykonać. Odznacz te zadania, które zrealizowałeś. Sprawdź, czy wszystko przebiega zgodnie z planem.

Następnie mniej więcej o 16:00 oceń, jak wygląda cała sytuacja. Jest OK? Czegoś nie zrobiłeś? Wprowadź odpowiednie poprawki, by następnego dnia móc od razu pracować.

Wyrób sobie nawyk przeglądania listy parę razy na dzień. W weekend z kolei planuj cały dzień i dokonuj przeglądu tygodnia czy nawet miesiąca. Dzięki temu lepiej rozłożysz poszczególne zadania.

Na liście umieszczaj zadania, nie cele

Zapisuj zadania w taki sposób, abyś od razu wiedział co i jak zrobić. To powinny być konkretne działania do realizacji, najlepiej z wyznaczonym pierwszym krokiem do podjęcia.

Jeśli na liście umieścisz cel, będziesz musiał potem niepotrzebnie myśleć nad tym, jakie powinno być pierwsze zadanie do jego realizacji. Pamiętaj: cele to pożądane wyniki. Jeśli wpiszesz na liście cel pod hasłem “wypracować sprzedaż 10 000 zł”, to niewiele ci to pomoże. Bo nagle będziesz musiał myśleć, co konkretnie zrobić, aby taką sprzedaż uzyskać.

Skupiaj się na zadaniach. Zadanie to konkretne działanie do podjęcia, które pozwala osiągnąć cel. Rozbijaj cele na zadania – i zrób tak dużo zadań, ile potrzebujesz. Celem może być nauka j. angielskiego, a zadaniem – opanowanie trzech nowych czasowników.

Twoja lista powinna być łatwa do przeglądania

Twórz listy w taki sposób, aby można było je szybko przeglądać – skanować wzrokiem. Staraj się nadawać takie nazwy zadań i opisy, aby wszystko było od razu jasne i klarowane.

W praktyce oznacza to: pisz krótko, zwięźle i na temat. Nie używaj skrótów myślowych, o których możesz już nie pamiętać następnego dnia. I nie opisuj wszystkiego zbyt szczegółowo – to lista zadań, a nie pamiętnik.

Zadania oznaczaj też jako ważne czy mniej ważne. I stosuj kolory oraz różne filtry. Z biegiem czasu przekonasz się, że to świetne rozwiązanie – wystarczy się przyzwyczaić. Po krótkim czasie dojdziesz do wniosku, że nie wyobrażasz sobie już pracy w innym systemie.