Praca online – najlepsze platformy. Slack, Yammer, Teams i inne

Praca staje się dziś coraz bardziej online. To oznacza, że potrzebne są nam odpowiednie narzędzia do komunikacji i współpracy. Na co się zdecydować?

Mamy kilka rekomendacji na narzędzia do współpracy online i komunikacji. Oprogramowanie tego rodzaju sprawia, że wspólna praca online nad projektami jest łatwiejsza i szybsza. Likwiduje wąskie gardła w zakresie przesyłania plików i dokumentów, ale też feedbacku w czasie rzeczywistym.

Trzy podstawowe obszary narzędzi do pracy online to: komunikacja, zarządzanie projektami i zadaniami, udostępnianie i zarządzanie plikami. W zależności od platformy, na jaką się zdecydujesz, nacisk zostanie położony na jeden z tych obszarów. Niektóre rozwiązania bowiem skupiają się głównie na komunikacji, inne na np. zarządzaniu projektami. Wszystkie jednak uważamy za świetne systemy, które zdecydowanie warto przetestować.

Praca online – najlepsze platformy

Poniżej przedstawiamy najlepsze według nas platformy do pracy online. Są to rozwiązania, które świetnie sprawdzą się zarówno w małej firmie, jak i w większych zespołach. Zdecydowanie polecamy przetestować wszystkie i przekonać się samodzielnie oraz w gronie współpracowników, co spełnia najwięcej potrzeb. Może się okazać, że dla waszego zespołu lepszy będzie np. Slack zamiast Monday.com, podczas gdy inna firma wolałaby Teamsy. Warto dać sobie kilka dni na testy różnych rozwiązań. Co polecamy:

Monday.com

Monday.com Work OS to otwarta platforma zaprojektowana w taki sposób, aby użytkownicy mogli tworzyć narzędzia, których potrzebują do obsługi każdego aspektu swojej pracy. Mamy tutaj interfejs wizualny, który zawiera bloki konstrukcyjne, umożliwiające tworzenie lub dostososywanie rozwiązań roboczych.

Niezależnie od tego, czy potrzebujesz usprawnić lejek sprzedaży, utworzyć proces kampanii marketingowej, uruchomić solidny CRM lub zbudować narzędzie do śledzenia zarządzania projektami – Monday.com ma na celu zapewnienie przestrzeni do współpracy dla zespołów, aby zachować zgodność, sprawność i wydajność we wszystkim, co robią. Możesz liczyć na 14-dniowy darmowy okres próbny, bez konieczności podawania danych do karty kredytowej.

To świetna platforma do zarządzania zadaniami i zasobami. Ma wykresy Gantta, automatyzację przepływów pracy oraz wsparcie dla metodyki Agile. Zapewnia też zarządzanie dokumentami, czy integrację z pocztą e-mail.

Sprawdź: monday.com

Airtable

Platforma Airtable zapewnia świetne możliwości współpracy, zwłaszcza w zakresie zarządzania treściami, projektami, czy planowaniem wydarzeń. Daje też dodatkowe opcje, np. przeprowadzanie badań wśród użytkowników.

Dużą, mocną stroną platformy jest łatwy w obsłudze interfejs. Możesz liczyć na spore możliwości konfiguracyjne, aby dostosować go do własnych preferencji. Są też formularze, kalendarz, jak również karty ułożone w stos. To sprawia, że zyskujesz w pełni elastyczną strukturę do tworzenia przepływów pracy w firmie. Zdecydowanie można poczuć tutaj swobodę w organizacji i zarządzaniu.

Inne funkcje i elementy warte uwagi to wykresy Gantta, automatyzacja przepływów pracy, czy też wsparcie dla Agile. Jest też integracja z pocztą e-mail, zarządzanie dokumentami, dostęp mobilny i śledzenie grafików. Nie brakuje opcji do zarządzania budżetami i wydatkami.

Sprawdź: airtable.com

Slack

Slack to jedna z najpopularniejszych aplikacji do przesyłania wiadomości grupowych i współpracy online. Zdecydowanie upraszcza komunikację w zespole. Funkcje obejmują otwarte dyskusje, prywatne grupy i bezpośrednie wiadomości, a także głębokie wyszukiwanie kontekstowe czy archiwizację wiadomości. Jest też łatwe udostępnianie plików, a także liczne integracje z innymi narzędziami, np. Dropbox czy MailChimp. W grudniu 2020 r. firma została przejęta przez Salesforce, ale to nieszczególnie zmienia sam sposób działania Slacka. Co najwyżej zyskamy nowe funkcje, niż stracimy stare.

Slack jest dostępny za darmo, jak również w wersji ulepszonej i płatnej. Firmy, które myślą na poważnie o pracy online, powinny wybrać płatny wariant.

Aplikacja coraz lepiej radzi sobie także w zakresie tworzenia przepływów pracy i automatyzacji rutynowych zadań. Ma też sprawnie działające funkcje do rozmów wideo i audio.

Sprawdź: slack.com

Microsoft Teams

Microsoft Teams, w Polsce nazywana często jako Teamsy, to oprogramowanie, które zyskało niezwykłą popularność w czasie pandemii. Wiele firm przeszło na pracę zdalną, a Teamsy doskonale wpasowały w ich potrzebę komunikacji i dzielenia się plikami. Mnóstwo organizacji tak bardzo polubiło i przyzwyczaiło się do Teamsów, że postanowiło je zachować. I tak, Microsoft stał się dostawcą jednej z najlepszych aplikacji do pracy online.

Teamsy łączą oprogramowanie do rozmów wideo z narzędziami do współpracy zespołowej. Doskonale integruje się z pakietem Office, zapewnia też łatwe udostępnianie plików oraz współpracę z SharePoint. Nie ma też problemu, aby prowadzić czat grupowy – w wielu aspektach Teams jest podobna do Slacka.

Jedna z funkcji, która zasługuje na uwagę, to możliwość zorganizowania konferencji nawet na 10 000 osób. Teamsy to bez wątpienia świetna aplikacja, która sprawia, że praca online staje się łatwiejsza i przyjemniejsza. I to niezależnie od wielkości firmy, która z niej korzysta.

Sprawdź: microsoft.com/teams

Basecamp

Popularne narzędzie do zarządzania projektami i współpracy online. Na rynku już od 2004 r. Warto dodać, że framework Ruby on Rails został wyodrębniony właśnie z projektu Basecamp.

To bardzo nowoczesne i świetne rozwiązanie dla osób i firm, które chcą sprawnie zarządzać pracą. Mamy tu dokumenty internetowe w stylu Wiki, listy zadań To Do, czy opcję zarządzania tzw. kamieniami milowymi. Jest też śledzenie czasu, kalendarz, udostępnianie plików oraz system przesyłania wiadomości.

Co warte odnotowania, Basecamp obsługuje nieograniczoną liczbę użytkowników w firmie. Oferuje też integrację z produktem Campfire firmy 37signals, który rozszerza funkcjonalność w zakresie wiadomości grupowych.

Basecamp jest relatywnie drogi (99 dol./mc), ale twórcy podkreślają, że ma w sobie wszystko, czego potrzebujesz. Czyli to niejako takie połączenie funkcji, jakie znajdziemy w Slacku, Dropboksie, Asanie i pakiecie Google.

Sprawdź: basecamp.com

Bonus: Microsoft Yammer

Yammer to w zasadzie platforma do komunikacji w firmie. Myśl o niej jak o serwisie społecznościowym, ale dostępnym wyłącznie dla pracowników. Świetnie sprawdza się w dużych organizacjach, zatrudniających ponad 200 osób.

Pierwotnie Yammer został uruchomiony jako platforma mikroblogowania dla firm, ale teraz jest to właśnie taki jakby Facebook dla korporacji. Zdecydowanie warto przetestować.

Sprawdź: microsoft.com/yammer

Praca online – ceny poszczególnych rozwiązań

Trudno porównać ceny polecanych platform. Dostawcy mają często unikalne cenniki, podzielone na różne warianty. Przykładowo jedna usługa oferuje 10 funkcji w cenie 5 dol., ale za 10 dol. mamy już tych funkcji 20. Do tego zwiększa się liczba użytkowników, którzy mogą z niej korzystać. Inne rozwiązania, jak Basecamp, stawiają na prostotę. Mają jedną, dość wysoką cenę, ale nie narzucają żadnych ograniczeń w zakresie liczby pracowników.

Zwykle jednak koszt wynosi od 5 do 40 dol. miesięcznie za użytkownika. Zdarza się, że dostawca oferuje też wariant dla korporacji z wyceną indywidualną. Czasami też cena jest bardzo uzależniona od tego, ile miejsca na dysku w chmurze potrzebujemy.

Warto natomiast zauważyć, że Slack i Microsoft Teams oferują też wersje darmowe. Są oczywiście ograniczone pod względem funkcjonalnym, ale mogą okazać się wystarczające dla niewielkich firm i startupów. Przynajmniej na początku.